随着湖北弘毅建筑装饰集团不断发展壮大，公司档案资料也日益增多，档案借调亦愈加频繁，致使档案的管理工作越来越沉重与麻烦。
为了对湖北弘毅集团档案进行统一管理，实现档案的电子存档、统计汇总、有效检索、智能分析，同时实现档案分部门、分类别进行管理及合理借调。2012年11月湖北弘毅集团旗下的“信息中心”部门开始进行档案管理系统第一版的需求调研及系统开发，经过3个多月的开发与实施，直到2013年初已录入档案合计4574份，但是因系统在档案编码规则及借调申请方面存在不足，导致系统未能得到有效运用。
2013年弘毅“信息中心”部门多次对接集团公司档案管理员及各分子单位公司档案管理员找出了档案管理系统中存在的不足，继而完成了新版需求方案及开发方法的拟定。特别是在多证件借调方面，采用类似淘宝购物车功能的“借调单”模块，用户可以在档案管理系统中添加多分档案到借调单，实现多份档案的统一借调。该功能不仅提高了档案借调及审批效率，更加规范了档案借调的管理。经过反复测试无误后，档案管理系统“借调单”功能模块已于9月上旬全面上线。同时弘毅集团旗下的部门“信息中心”配合“综合管理部”于2013年9月10号完成了“实施档案管理系统档案借调通知”的修订与下发，标志着档案管理系统正式全面上线运用。
同时，在档案管理系统软件著作权申报方面，软件行业协会经过一个多月的审核及备案，9月终于完成了档案管理系统软件著作权证书的办理，“信息中心”民已于9月12日完成了证书的领取，这标志着湖北弘毅集团公司档案管理具备了正式的知识产权。
档案管理系统的全面上线使用与知识产权的获得，使湖北弘毅(hongyizs)集团信息化又前进了一大步。